10 Tipps für das Zeitmanagement Ihrer To-Do-Liste

Ich würde wetten, dass sich jeder Mensch auf diesem Planeten schon einmal mehr Zeit gewünscht hat.

In einer Welt, in der wir immer auf Trab sind, ist Zeit unser größtes Gut. Sie ist unser bester Freund und unser größter Feind zugleich.

Wir wollen die Zeit, die wir haben, genießen. Aber wenn wir im Geschäftsmodus sind, wollen wir auch so viel wie möglich erreichen, so schnell wie möglich. Jeder kann das nachvollziehen, aber Unternehmer und Solopreneure spüren den Stachel noch mehr.

Hier hat das Zeitmanagement massive Vorteile. Wenn Sie Ihre Zeit effektiv nutzen, haben Sie mehr Raum zum Atmen – und um Dinge zu erledigen. Dadurch können Sie Große Ziele richtig setzen und erreichen.

Und das Tolle ist, dass einige der unglaublichsten Zeitmanagement-Tipps erstaunlich einfach umzusetzen sind.

Schauen wir uns einige Zeitmanagement-Tipps und -Tricks an, die Ihnen helfen, Ihr Leben zu maximieren und etwas kostbare Zeit in Ihren Tag zurückzubekommen.

Top 10 Zeitmanagement-Tipps

1. Hören Sie auf, halb zu arbeiten

Dies ist wahrscheinlich der beste Zeitmanagement-Tipp, den ich Ihnen geben kann.

Halbarbeit kann Ihre Produktivität zerstören. Aber das Schlimmste daran ist, dass Sie wahrscheinlich nicht einmal merken, wie oft es Ihr Zeitmanagement beeinträchtigt.

Ich ertappe mich selbst dabei, dass ich fast jeden Tag unbewusst halb arbeite.

Das geht so: Sie arbeiten an einem Projekt und halten an, um zwanghaft Ihr Telefon zu überprüfen – ohne dringenden Grund. Oder Sie gehören zu den Menschen, die 50 Tabs im Browser geöffnet haben und ständig zwischen den Aufgaben wechseln.

Halbarbeit ist heimtückisch, weil sie unsere Konzentration unterbricht, manchmal immer wieder. Es dauert viel länger, eine Aufgabe zu erledigen, wenn Sie nicht in den Fluss kommen, den Sie bekommen, wenn Sie sich wirklich konzentrieren.

Wenn Sie ein serienmäßiger Halbarbeiter sind, stehen die Chancen gut, dass Sie zusätzliche Zeit für Aufgaben aufwenden, anstatt diese Zeit effizient zu verwalten.

Manchmal genügt es, achtsamer und bewusster zu sein, wenn es passiert. Wenn Sie sich dabei ertappen können, ist das schon die halbe Miete.

2. Verstecken Sie Ihr Telefon, wenn Sie es nicht unbedingt brauchen.

Das mag albern klingen, aber bei mir wirkt es Wunder.

Wie ich bereits erwähnt habe, ist das zwanghafte Überprüfen des Telefons heutzutage ein großes Problem. In einer Umfrage überprüften 65 Prozent der Teilnehmer ihr Telefon 160 Mal pro Tag.

160 Mal!

Das gilt besonders für Geschäftsinhaber, die immer etwas zu erledigen haben. (Und das Scrollen in den sozialen Medien klingt viel verlockender als das Projekt anzugehen, vor dem Sie sich gefürchtet haben.)

Deshalb ist die räumliche Distanz ein wichtiger Faktor bei diesem Tipp. Sie greifen vielleicht aus reiner Gewohnheit nach Ihrem Telefon, aber sobald Sie merken, dass es nicht an seinem üblichen Platz liegt, werden Sie schnell daran erinnert, sich auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren.

Es ist unglaublich einfach, dies zu tun. Schalten Sie Ihr Telefon einfach auf lautlos und lassen Sie es in einem anderen Raum liegen.

Wenn Sie es nicht in einem anderen Raum lassen können, fügen Sie ein oder zwei zusätzliche Schritte hinzu, um es zu erreichen, z. B. indem Sie es auf ein hohes Regal oder unter ein Kissen legen. Irgendwo, wo es nicht so leicht ist, ohne nachzudenken danach zu greifen.

3. Lassen Sie sich nicht von Ihren E-Mails beherrschen

Checken Sie Ihre E-Mails hundertmal am Tag? Für viele Menschen können E-Mails genauso ablenkend sein wie ein Telefon.

Ich weiß, ich weiß – es scheint einfacher zu sein, E-Mails zu überprüfen, wenn Sie sie bekommen, anstatt zu warten, bis 300 in Ihrem Posteingang liegen.

Aber das ist eine dieser trügerischen Zeitmanagement-Ideen, die wir haben. Wenn Sie ständig Ihre E-Mails überprüfen, machen Sie nur halbe Arbeit. Sie teilen Ihre Aufmerksamkeit auf verschiedene Zweige auf, was Sie davon abhält, der anstehenden Aufgabe 100 % zu geben.

Versuchen Sie, über den Tag verteilt ein paar Zeiten festzulegen, zu denen Sie Ihre E-Mails abrufen. Wenn möglich, reduzieren Sie dies auf drei Mal am Tag oder sogar weniger.

Hier ist ein Beispiel für eine E-Mail-Check-Routine, wenn Sie nach einem 9-to-5-Zeitplan arbeiten:

  • Nehmen Sie sich 30 Minuten Zeit, um Ihre E-Mails gleich morgens um 9 Uhr zu checken (oder Sie erledigen zuerst Ihre wichtigsten Aufgaben, um Ablenkungen zu minimieren, und checken Ihre E-Mails dann um 10 oder 11 Uhr).
  • Weitere 30 Minuten oder eine Stunde vor dem Mittagessen (oder nach dem Mittagessen, wenn Ihr erster Check später am Morgen war).
  • Ihr letzter Check für 30 Minuten um 16 Uhr. Dies gibt Ihnen etwas zusätzliche Zeit, um den Tag abzuschließen.

Passen Sie den Zeitplan an, bis Sie das finden, was für Ihr Team (und Ihre innere Uhr) am besten funktioniert.

4. Verwenden Sie die Pomodoro-Technik

Wenn ein Projekt zu groß und einschüchternd ist, ist es oft schwieriger, sich zu konzentrieren und sicherzustellen, dass Sie Ihre Zeit effektiv nutzen. Sie können sich besser konzentrieren, wenn Sie große Projekte und Aufgaben in kleinere Abschnitte unterteilen.

Die Pomodoro-Technik wirkt dabei wahre Wunder.

Dies ist einer der einfachsten Zeitmanagement-Tricks. Hier ist, wie man es macht:

  • Arbeiten Sie 25 Minuten lang an einer bestimmten Aufgabe oder einer Gruppe von Aufgaben.
  • Machen Sie eine fünfminütige Pause.
  • Wiederholen Sie diesen Vorgang viermal.
  • Machen Sie eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten.
  • Machen Sie das Ganze noch einmal.

Sie können einen einfachen Timer wie den von Google verwenden (geben Sie einfach “Timer” in die Suchleiste ein).

Oder Sie können einen kostenlosen Pomodoro-Timer wie Pomofocus ausprobieren. Er hat eine saubere und einfache Oberfläche, die Sie zwischen drei Einstellungen wählen lässt: Pomodoro, kurze Pause und lange Pause. Pomofocus hat auch einen schicken Bereich unter dem Timer, in den Sie die Aufgabe(n) eintragen können, an denen Sie gerade arbeiten.

5. Verfolgen Sie die Zeit, die Sie für jedes Projekt aufwenden

Es geht nichts über ein wenig Verantwortlichkeit.

Um ein besseres Zeitmanagement zu erreichen, müssen Sie wissen, wo Ihre Zeit tatsächlich verbracht wird. Hier kann es helfen, wenn Sie anfangen, die Zeit, die Sie für jede Aufgabe und jedes Projekt aufwenden, zu protokollieren.

Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie sich für die Pomodoro-Technik entscheiden, über die ich oben gesprochen habe, da Sie dann bereits einen Timer für bestimmte Aufgaben laufen haben.

Sie können eine Zeitmanagement- oder Tracking-App verwenden, um Ihre Zeit aufzuschreiben, oder Sie können eine gute, altmodische Tabelle verwenden, wie ich es tue.

Ich erfasse meine Zeit nun schon seit ein paar Jahren und es war ein erstaunlicher Schub für die effektive Nutzung meiner Zeit. Seit ich angefangen habe, kann ich nicht mehr die Ausrede benutzen, dass ich nicht weiß, wo meine Zeit geblieben ist, weil sie den ganzen Tag über erfasst wird.

Ich empfehle Ihnen, Ihre Zeit so oft wie möglich zu protokollieren, für so viele Aufgaben wie möglich.

Wenn Sie auf lange Sicht dabei bleiben, werden Sie eine bessere Vorstellung davon haben, welche Aufgaben dazu neigen, Ihre Zeit zu verschlingen und bei welchen Sie schnell sind.

Wenn Sie ein Team vergrößern, können diese Informationen Ihnen helfen, klug zu wachsen. Sie werden wissen, welche Aufgaben Sie an ein anderes Teammitglied delegieren oder weiterhin selbst erledigen sollten, so dass Sie den Wert jeder Minute, die Sie mit dem Aufbau Ihres Unternehmens verbringen, maximieren können.

6. Planen Sie Ihren Tag (Ihre Tage) im Voraus

Stellen Sie sich Folgendes vor. Sie schalten morgens Ihren Computer ein und sind bereit, den Tag zu meistern. Sie haben im Kopf eine Liste mit Dingen, die Sie erledigen müssen.

Aber Sie überprüfen Ihre E-Mails und werden durch etwas anderes abgelenkt. Dann ruft Sie ein Teammitglied an und lenkt Sie mit einer weiteren Aufgabe ab, die Sie nicht geplant hatten.

Und ehe Sie sich versehen, ist es 14 Uhr und Sie haben keine Ahnung, wo Ihr Tag geblieben ist.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Vorausplanen ist einer dieser einfachen, aber massiven Zeitmanagement-Tipps, die Sie davor bewahren, ganze Tage mit Dingen zu verbringen, die Sie nie geplant haben.

Im Idealfall sind Sie in der Lage, eine ganze Woche im Voraus zu planen. Aber ich weiß, das könnte zu viel verlangt sein, wenn Ihr größtes Ziel darin besteht, den heutigen Tag zu bewältigen.

Fangen Sie also klein an: Planen Sie am Ende Ihres heutigen Arbeitstages Ihren morgigen Tag.

Wenn Sie scheinbar immer durch andere Aufgaben abgelenkt werden, planen Sie dafür! Überlegen Sie, zu welchen Zeiten Sie am häufigsten mit neuen Aufgaben konfrontiert werden, und planen Sie dann eine Stunde zu dieser Zeit ein.

 

7. Gruppieren Sie verwandte Aufgaben zusammen

Um auf die Konzepte von Fokus und Flow zurückzukommen, werden Sie in der Lage sein, die Zeit effizient zu managen, wenn Sie leicht von einer Aufgabe zur nächsten wechseln können, wenn Sie große Lücken vermeiden können.

Untersuchungen zeigen, dass ein zu häufiges Wechseln von Aufgaben Ihre geistige Energie erschöpft und Sie schneller erschöpft. Das bedeutet, dass Sie viel länger brauchen, um die gleiche Aufgabe zu erledigen.

Wenn Sie Ihren Tag planen, schauen Sie sich jeden Punkt auf Ihrer Aufgabenliste an.

Welche davon sind ähnlich? Welche können Sie aufteilen, so dass Sie im gleichen Kopf bleiben können?

Als ich zum Beispiel in einer Marketing-Agentur arbeitete, musste ich am Ende des Monats einen Leistungsbericht für alle unsere Kunden zusammenstellen.

Sie waren alle ähnlich, also blockte ich einen oder zwei Tage ab und widmete ihnen etwa 80 Prozent des Arbeitstages. Das ging viel schneller, als wenn ich eine Woche lang jeden Tag einen Bericht geschrieben hätte. Das lag daran, dass ich in der Regel dieselben Programme benutzte und mit denselben Arten von Informationen für alle Berichte arbeitete.

Überlegen Sie, wie Sie die Gruppierung in Ihrer Aufgabenliste nutzen können, um in Ihrem eigenen geistigen Fluss zu bleiben.

8. Versuchen Sie eine Zeitmanagement-App

Es hat sich herausgestellt, dass die meisten Menschen bessere Zeitmanagement-Fähigkeiten haben wollen. Es ist ein riesiger Markt.

Egal ob Desktop oder Mobile, iOS oder Android, es gibt jede Menge Zeitmanagement-Apps, die Ihnen helfen können, während des Tages konzentrierter zu bleiben.

Sie können eine einfache Timer-App verwenden, um Ihre verbrauchte Zeit im Auge zu behalten, oder Sie können eine komplexere Zeitmanagement-App ausprobieren, die Ihnen hilft, Ziele auf täglicher, wöchentlicher oder monatlicher Basis zu verfolgen. Versuchen Sie eine einfache listenbasierte Organisation oder gehen Sie mit Techniken wie Mind Mapping in die Tiefe.

Einige dieser Apps lassen Sie sogar Berichte herunterladen, damit Sie Ihre Produktivität sehen und wissen, wo genau Sie sich verbessern müssen.

Hier sind ein paar zum Ausprobieren:

• Rescue Time (iOS, Android, Desktop)
• Clockify (iOS, Android, Desktop)
• MyLifeOrganized (iOS, Android, Desktop)
• Focus (alle Apple-Geräte)
• MindNode (iOS und Desktop)

9. Sagen Sie “Nein”, wenn Sie es müssen

Sie haben diesen Ratschlag wahrscheinlich schon einmal gehört. Es lohnt sich, ihn noch einmal zu hören. Und noch einmal, wenn Sie es müssen.

Es ist üblich, dass man damit kämpft, Menschen zu gefallen. Schließlich wollen Sie Ihre Kollegen, Mitarbeiter und Liebsten glücklich machen. Es ist leicht, “ja” zu sagen, wenn jemand Sie um etwas bittet, weil Sie wirklich helfen wollen.

Es ist auch üblich, so oft “ja” zu sagen, dass man sich selbst völlig ausbrennt.

Dafür gibt es einen wichtigen Grund: Wenn wir uns bereit erklären, bei zusätzlichen Aufgaben zu helfen, opfern wir damit oft unsere eigene persönliche Zeit. Das bedeutet, dass Sie weniger Zeit für Ihre Selbstfürsorge aufwenden und sicherstellen, dass Sie ausgeruht und energiegeladen sind.

Auf lange Sicht ist das eine schlechte Nachricht.

Üben Sie, “Nein” zu sagen, wenn Sie tief im Inneren wissen, dass Sie diese Zeit für sich selbst brauchen. Ich weiß, dass das schwer sein kann, weil es sich so anfühlen kann, als ob Sie die andere Person enttäuschen würden.

10. Vergessen Sie nicht, Wasser zu trinken und zu essen

Dies mag sich nicht wie einer der besten Zeitmanagement-Tipps anfühlen, aber glauben Sie mir.

Ich bin die Art von Person, die so fokussiert ist, dass ich vergesse, meinen Körper zu ernähren. Ich lasse oft Mahlzeiten aus und vergesse, meine Wasserflasche nachzufüllen. Und das spüre ich – ganz deutlich.

Wenn wir hungrig oder dehydriert sind, ist es viel einfacher, den Fokus zu verlieren. Wir werden müde und träge und fangen an zu schleppen, anstatt unsere Aufgabenliste abzuarbeiten.

Das ist nicht nur eine Theorie.

Es gibt zahlreiche Forschungsergebnisse, die bestätigen, dass sich unsere kognitive Leistung verbessert, wenn wir gut genährt und hydriert sind. Eine Studie im American Journal of Clinical Nutrition zeigte, dass das Trinken von Wasser die konzentrierte Aufmerksamkeit und das Gedächtnis steigert.

Ihr Gehirn und Ihr Körper müssen in Topform sein, wenn Sie ein Meister des Zeitmanagements sein wollen, also stellen Sie sicher, dass Sie dies ganzheitlich betrachten. Wenn Sie Ihre Gesundheit vernachlässigen, wird sie Sie auf lange Sicht einholen.

 

Der Weg zum besseren Zeitmanagement

Die eigene Zeit effektiv zu nutzen, kann überraschend schwierig sein.

An jedem Tag gibt es eine Million Dinge zu tun – aber es gibt auch eine Million Gelegenheiten, sich ablenken zu lassen, während Sie versuchen, Ihre eigene To-Do-Liste abzuarbeiten.

Dies vervielfacht sich noch, wenn Sie mit einem Team zusammenarbeiten, insbesondere in einer Führungsposition, in der andere Menschen an Sie berichten und Sie ständig um Hilfe bitten.

Es gibt einige goldene Zeitmanagement-Tipps, aber sie funktionieren vielleicht nicht alle für Sie. Der Schlüssel ist, immer wieder zu probieren, bis Sie das finden, was für Ihre einzigartige Situation und Bedürfnisse am besten funktioniert.